企業向け「防災マニュアル」の作成方法

掲載日：2015/12/21

あなたの会社には「防災マニュアル」がありますか？大震災以降、災害が起きた際に備えるべきこととして、企業が果たすべき役割は少なくありません。その役割の１つに「防災マニュアル」の作成があります。

そこで今回は、企業が作成すべき防災マニュアルについてご紹介したいと思います。

企業が防災マニュアルを作成する必要性

過去の災害事例を見るまでもなく、災害が発生すると人々はパニックに陥ります。パニックに陥ると冷静な判断が難しくなり、災害による一次被害よりも、パニックによる二次被害の方が大きな損害を与えるケースが少なくありません。

そういった事態に遭遇した際に、各企業が「防災マニュアル」を保有し従業員に周知しておくことで、持つべき意識やするべき行動が画一化され、結果、二次被害を防ぐことにつながります。

防災マニュアルによって従業員の安全が確保されることは、災害後の事業活動の早期再開に寄与します。地域社会の一員として地域に貢献するためにも、できるだけ早く事業を再開することは、企業にとっての責務と言っても良いでしょう。

防災マニュアルを作成する際に、必ず徹底しておくべきことは「簡潔に、そして分かりやすく作る」ということです。これを踏まえた上で、防災マニュアルで取り決めておくべき4つのポイントをご紹介します。

災害が起きたときのために、組織内での役割を明確にしておく必要があります。組織体制には意思決定機関となる「対策本部」や「情報収集部隊」、「応急処置部隊」は、最低限マニュアルで役割を決めておくようにしましょう。

「情報の収集とその提供についての取り決め」を明確にしておく必要があります。情報収集部隊は「どの情報」を集めるべきか？そして「誰の判断でどの情報」を従業員に提供するのか？従業員には「どの方法」で伝えるのか？などのことを、マニュアルに明記しておくようにしましょう。

スムーズな情報提供を従業員にしていくためにも、予め緊急連絡網を作ってマニュアルで明確化しておく必要があります。連絡は電話が基本となりますが、電話がつながらない場合の連絡手段も予め決めておくことも重要です。

企業内の各事業所はもちろんのこと、電気、ガス、水道といったライフラインの担当窓口、所轄の警察署や消防署、行政の窓口、そのほか情報を集めるために必要な機関の連絡先は必ずマニュアルに記載しておきましょう。

防災マニュアルを作成しても従業員に周知されていなければ意味がありません。防災マニュアルを従業員各自に配布しておくことは当然ですが、しっかりと時間を割いて説明会を行うべきでしょう。

また、防災に対する意識を高めてもらうためにも、防災訓練や防災対策の研修会を開催し、その中で周知させる方法もあります。従業員の関心を集めた中で防災マニュアルを説明することが周知のためには何よりも大切です。

防災マニュアルは企業が果たすべき役割の1つに過ぎません。防災マニュアルを作成していく過程において、「防災対策が十分ではない」、「もっとしっかりとした防災対策をすべき」と判断した場合は、オフィスレイアウトの見直しも防災対策に寄与します。ぜひ検討してみてください。