オフィス、会社の移転をはじめて担当した時に気を付けた方が良いこと

オフィス、会社の移転をはじめて担当した時に気を付けた方が良いこと

はじめてオフィス移転を担当する場合、十分な経験や知識がないため、誰に何を相談すればよいのか、そもそもどこから手をつけるべきなのか分からない!といったパニックに陥ることも。確かに、オフィス移転は個人の引っ越しと違って専門性が高く、経験がないと業務の筋道さえ掴みづらい面があります。
そんなオフィス移転がはじめてという担当者の方のために、今回はオフィス移転で気をつけたいポイントをご紹介していきたいと思います。

ポイント1 移転の目的を明確にする

オフィス移転を成功させる鍵は、移転計画を立てる際、最初に移転の目的と動機を明確にすることにあります。例えば移転の目的には以下のようなものがありますが、移転計画の初期段階で定めた目的は、最後までキーワードとして念頭に置き、ブレさせないことが重要です。

移転目的(キーワード)の例

  • 作業空間を広く拡張したい
  • ランニングコスト削減のために狭く縮小したい(賃料を抑えたい)
  • 環境を改善し、社員のモチベーションを向上させたい
  • 企業イメージをアップしたい
  • 建物、設備が老朽化したので一新したい

移転目的が明確になると、移転先となる新オフィスの規模や設備、立地などの条件が明らかになり、移転計画やスケジュールの立案がスムーズに進みます。また、現在のオフィスで解決できない問題を移転目的とすることで、方向性も整理できるようになります。

ポイント2 予算を決める

はじめてオフィス移転を担当する場合、初期段階で概算を算出するのが難しいと感じる方がほとんどだと思います。工事内容などは、レイアウト案を決めた後でも変更・追加がつきものですし、什器の購入費用や移転費用の相場もなかなか掴めません。そのため、予算を決める場合は、各費用を多めに考え、備えておく方が無難です。

その上で、各種工事や什器・設備の購入、移転業者の選定など、すべて専門会社から見積もりをとり、価格やサービス内容のバランスがとれているところを選ぶことが重要となります。ここで気をつけたいのが、コストカットに気をとられるのではなく、お金をかける部分にはしっかりとかけ、無駄は徹底的に削るといったメリハリをつけることです。例えば、オフィス移転に関しては、廃棄物処理費用や原状回復費用などの部分でいいかげんな対応をされてしまうと、後々大きなトラブルを招きかねません。行政のルールや契約に関わってくる部分に関しては、費用を十分にかけ、しっかりと遂行するという心構えが必要となります。

移転に関する諸費用には以下のような項目がありますので、予算組みの際、参考にしてみて下さい。

  • 契約に必要な費用
  • 各工事費用
  • 什器購入費用
  • 移転に関する費用(引っ越し費用)
  • 原状回復費用
  • 廃棄物処理費用
  • 移転の届出に必要となる費用
  • その他(名刺の印刷代、社員の通勤定期代など)

ポイント3 移転スケジュールを立てる準備をする

オフィス移転を成功させるためには、何のために移転するかという目的を明確にした上で、綿密な移転スケジュールを立てる必要があります。これに必要なのが、オフィス移転の流れを把握することです。オフィス移転の主な流れは、以下の通りとなります。

  1. 計画立案
  2. 移転先、物件選び
  3. オフィスプランの立案
  4. 移転準備
  5. 移転作業

この大まかな流れを掴んだ上で、それぞれの段階で具体的に何が必要か、どのようなスケジュールで作業を進めていくかを、詳細に詰めることが重要となります。また、オフィスの移転では、各項目で必ずイレギュラーな事柄が発生しますので、トラブルに対応するために、要所要所で見直しを行い、柔軟な対応が行えるよう備えておきましょう。

オフィス移転に関わるスケジュールの組み立ては、慣れないうちは非常に難しいものです。しかし最近は、移転スケジュールを簡易的に作成できるツールがネット上で配布されていますので、そういった便利なツールを駆使して、自分なりの雛形を作るのも良いでしょう。

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