オフィス移転のお祝いについて

オフィス移転のお祝いについて

オフィス移転の案内状を出すと、取引先や仕入れ担当業者からお祝いをいただくことがあります。ここでは、オフィス移転の際にお祝いを贈る側ともらう側のマナーについて、まとめてみました。

コンプライアンスルールがある企業は、挨拶状に記載

昨今は、ビジネスコンプライアンス(社会規範に反しないよう、法律や内規など基本的ルールに添って行動すること)の観点から、取引関係にある企業からの贈答を一切受けないというルールをしいている企業も少なくありません。このような企業の場合、案内状を送られた側が移転祝いを用意しないで済むように、移転案内状に一筆、贈答辞退のお断りを入れるようにするのが礼儀に適っています。

お祝いを贈る側が知っておくべきこと

取引のある企業から移転の案内状が届いたら、何かお祝いを用意しないと、と思ってしまいますね。ですが、中には例外的にお祝いを贈らない方が良いケースがあります。

〇コンプライアンスルールがある企業

企業コンプライアンスルールがあって、接待・賄賂などを防止するためお祝いを受取ることが禁止されている場合に、無理に贈るのは失礼にあたります。気持ちを表したい場合は、メッセージカードなどの物品でないものにします。

〇明らかな企業縮小の場合

先方のオフィス移転が、企業規模の縮小など業績不振が原因であることが明らかな場合、お祝いを贈るのは控えましょう。

贈り物は何が良い?

オフィス移転のお祝いには、生花の人気が高いです。中でも鉢植えの胡蝶蘭は、華やかでオフィスのお祝い気分を盛り上げてくれるとして定番。鉢植えの植栽はオフィスの移転と共に新規事業を立ち上げる相手の場合、「ビジネスがしっかり根付くように」という意味合いになるので好適です。
生花以外にアレンジメントフラワーも華やぎがあって喜ばれますし、先方の様子がわかっている間柄なら、オフィスに置く観葉植物などを贈るもの良いでしょう。絵画や置物などは、贈る側に相当のセンスがないと難しい贈り物。金額に悩むことになるので、現金や商品券などの金銭も避けたほうが無難です。

記念にもなり、先方の負担にならない贈り物としては、日本酒、ワインなどもあります。日本酒の薦被り(こもかぶり)を贈る場合は、先方が都合の良いタイミングで消費出来るように、空の薦被り(こもかぶり)と薦被りに入る本数の一升瓶を贈るという方法もあります。

贈り物を贈るタイミングは?

オフィスの移転案内状を貰ったら、どんなタイミングでお祝いを贈ればいいでしょうか?

先方が新規オフィス移転と共に、開所式や新設披露をする場合は、式典の場には贈り物が並んでいるように手配します。式典当日着で手配して、不測の事態で未着、なんてことになっては大変。先方のスケジュールを確認した上で、できれば前日に届くよう手配すると良いでしょう。

開所式や式典がない場合は、それほど厳密に日程にこだわる必要はありません。先方に受け取ってもらえる時間を確認した上で、新事務所開設日の1〜2日前から、開設3日以内程度に送れば問題ないでしょう。

お祝いメッセージのつけかた

生花や鉢植え、薦被りなどを贈る際は、立礼(鉢に挿すタイプのメッセージ札)をつけます。立札は「移転御祝」「御祝」「祝」などとし、送り主の社名と代表者名を記します。

[お祝いメッセージ(例)]

  • ご移転おめでとうございます。貴社益々のご繁栄をお祈りいたします。
  • ご移転おめでとうございます。貴社の更なるご発展と、社員ご一同様のご健勝を祈念いたします。
  • 新事業所ご開設おめでとうございます。貴社益々のご繁栄を祈念いたします。
  • 新オフィスご開設おめでとうございます。新しいステージでの更なるご発展をお祈りいたします。

お祝いをもらったらお返しをするのか

オフィスの移転でお祝いを頂戴した場合、通常はお祝い返しをします。お祝い返しは、通常の内祝いと同じく、頂いた額の半額程度の名入れ菓子折りなどがよく利用されます。

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