次回に生かすために……オフィス移転を振り返る

次回に生かすために……オフィス移転を振り返る

オフィス移転後は、不具合の調整や変化対応に追われているうちに通常業務を開始してしまいがちですが、移転直後こそ次回オフィスを移転するときのための記録を作成する絶好のチャンス。社内に臨場感のあるうちに移転プロジェクト全体を振り返り、よりよいオフィス移転のための自社マニュアルを構築しましょう。

引越し直後だからこそ、使い勝手の調査

旧オフィスと新オフィスの印象が明確なうちに、オフィスの使い勝手を調査します。調査方法は社内アンケート形式でも良いし、適当な人を選んでインタビューしても良いでしょう。移転プロジェクト全体を振り返って、トラブルが起きた事柄や、こうすれば良かったと思う部分はできる限り拾い上げます。旧オフィスよりも確実に良くなった点は、次回物件選定のためのチェックリストに盛り込みます。

調査後、改善が必要なポイントをまとめる

調査後、不具合や改善が必要なポイントをまとめて文書に仕上げます。その上で、移転先のオフィスを工夫すれば対処できる問題(たとえば電気容量の増加など)は、実施して状況を改善します。次回の移転時にしか改善できない点(例えば立地など)については、課題として明文化し、次回の移転に備えます。重要なことは「文書にして」記録を残しておくということ。万が一担当者が代わってしまっても、情報を共有できるようにします。

よりよい企業環境を目指して、オフィス移転の採点ポイント

オフィス移転の担当者(もしくは担当部門)には、その後も重要な仕事があります。それはオフィス移転の「効果測定」。企業にとってオフィスの移転は、業務の棚おろしでありリノベーションです。移転後、半年ないし1年経ったオフィスが、期待した効果を発揮しているか項目ごとに測定します。

〇固定費

移転によって固定費の削減が出来たか?オフィスの移転を機に経費を見直し、コストカットに向けての施策をしたか?など人員が増えた場合や、オフィス面積が広くなった場合、新旧オフィスを一概に比較できませんが、1人当たり換算で賃料や光熱費、交通費がどう変化したか、把握することはできます。

〇作業効率

レイアウト変更や、新しい什器・システムの導入などで、作業効率は上がったか?
などオフィスの移転は、業務改善のチャンス。効率が上がらないオフィスの移転は、単なる「経費を使っての引越し」です。ワークスタイルイノベーションになる移転のために、採るべき施策を考える必要があります。

〇企業内イメージ

オフィスの移転で社内の雰囲気は、どのように変化したか?リクルーティングに影響があったか?ほかにも「明るくなった」「部門外コミュニケーションが増えた」など、企業イメージを向上させたり、あるいは業務にシナジー効果が生まれる様な変化が見られたなら、移転の効果があったと言えます。

〇省エネ

移転に際して担当者は、様々な固定費の見直しをしたと思います。中でもこの機に、照明や電化製品を省エネタイプに変えたという場合、どの程度の省エネができたか検証したでしょうか?企業にとって省エネは、終わることのない課題です。今回のオフィス移転によって、省エネ効果が見られない場合、省エネ化の推進策を検討して、次回の機会に活かしましょう。

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