オフィス移転の案内状マナー

オフィス移転の告知は、対外的な面と対内的な面の両面があります。対外的には、移転の契機となった事柄をアピールする機会、社内業務的には、クライアントや取引業者に自社の住所を書き換えてもらい、発注書や請求書を遅延なく新オフィスへ発送してもらうための手続きです。

「移転のお知らせ」はいつ出すのが効果的か

事務所移転が決まったら、挨拶状印刷の手配やデザインを始めましょう。請求書類が、移転した月から新オフィスへ届くよう取引先に住所を書き換えてもらうためには、遅くとも１カ月前までに移転通知を届けます。早めなら良いだろうと2カ月以上前に通知を出すのも、通信物誤配の原因になるので避けた方が賢明。1カ月半〜1カ月が好適なタイミングです。

どんな形式で通知を出せばいいのか

企業の対外報告ですから、漏れのないよう複数の手段で告知します。クライアントや通常取引のある企業には、ハガキや封書で郵送するのが一般的。この場合は書き間違いを防ぐため、手書きではなく印刷もしくはプリントアウトのものにします。内容としては、挨拶文のほか、新住所、移転日、地図、なども合わせて告知しましょう。同時に、メールやHPでの告知を行うと、広範囲に認知してもらえます。

訴求内容別、移転案内の文例集

［基本のフォーマット］

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移転のご案内(1)

拝啓(2)

　〇〇の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。(3)

挨拶文(4)
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具(5)

　平成〇〇年〇月(6)

株式会社　○○○○○○○○○
代表取締役　○○○○
新住所　〒000-0000　○○○○○○○○○○
電　話　○○-○○○-○○○○
ＦＡＸ　○○-○○○-○○○○
営業開始日　平成○○年○月○日(7)

［地図］(8)

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(1)内容が分かるタイトル
(2)「謹啓」も同様
(3)時候の挨拶と平素の礼を書く
(4)伝えたい内容により変化（文例参照）
(5)「謹啓」でも結句は敬具で可
(6)「月」までで可
(7)必要事項まとめる
(8)あるほうが親切

※文頭の「〇〇の候」には、時候の書き出し語が入ります。ビジネス通信なので語感の強すぎる語は避け、向上感のある語を選びます。

1月　初春、新春、迎春、小寒、大寒、寒風など
2月　立春、節分、向春、早春、梅花、寒明けなど
3月　春分、春色、弥生、春陽、春晴、春暖など
4月　春日、春風、清和、花冷え、惜春、桜花など
5月　薫風、新緑、青葉、若葉、陽光、立夏など
6月　入梅、梅雨、初夏、立夏、深緑、向暑など
7月　盛夏、仲夏、大暑、盛暑など
8月　処暑、早涼、新涼、秋暑、初秋、立秋など
9月　初秋、爽秋、新秋、仲秋、秋分、秋色など
10月　秋晴、秋月、清秋、菊花、紅葉、初霜など
11月　晩秋、深秋、向寒、残菊、初霜、初冬など
12月　師走、初雪、霜夜、新雪、忙月、短日など

［シンプルな報告の場合］

移転のご案内

拝啓

〇〇の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。

さて、この度弊社〇〇〇〇は、下記へ移転することになりましたので
謹んでご案内申し上げます。何卒ご高承の上、今後ともお引き立てを
賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中にて、通知かたがたご挨拶申し上げます。
敬具

［請求書が届かないなどのトラブル回避の場合］

移転および住所変更のご案内

拝啓

〇〇の候、時下益々ご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます。

さてこの度　弊社は〇月〇日付けで移転することに相成りました。
つきましては住所及び電話番号が下記のとおり変更となりますので　
お手数ながらご登録の住所変更を、よろしくお願い申し上げます。
これを機に社員一同、なお一層の努力をしてまいりますので、
何卒倍旧のご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にて　通知かたがたご挨拶申し上げます
敬具

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