オフィス、事務所の引越し準備に必要なこと

オフィスの引っ越しを考える場合、どうしても計画立案や業者との折衝、契約関係の確認・手続きなどに意識が集中してしまいがちです。そのため「荷物の搬入・搬出という意味での引っ越し」の部分がおろそかになってしまい、移転日当日にトラブルやミスが続発するというケースが少なくありません。
そこで今回は、物品の梱包や荷物の準備といった部分について考えていきたいと思います。

移転作業説明会を実施する

オフィスの引っ越し準備として是非行っておきたいのが、移転作業説明会です。移転が決まると会社中が慌ただしくなり、移転担当者も業務に追われるため「説明会の時間なんて確保できない！」という意見を持つ方もいらっしゃいます。しかし、引っ越しにあたり、社員への説明が不十分なまま業務や作業が進むと、搬入物が正しい場所に届かない、期日までに梱包作業が完了しないなど、様々なトラブルが発生するおそれがあります。

そのためオフィスの引っ越しの際には、1カ月前を目処に、移転当日までの作業手順や工程などを説明する機会を設けることをおすすめします。また、どうしても作業説明会を実施する時間が確保できない場合は、移転スケジュールや移転当日までの作業内容を詳細にマニュアル化し、全社員に配布するなどの対策が必要です。

また、全社員へ移転作業の伝達を行う際は、以下の点をしっかり確認し、期日までに準備を整えるよう求めておきましょう。

• 物品の運搬方法とスケジュール
• ワレモノ、精密機器の細かな梱包方法
• データバックアップが必要な場合は、梱包前に行うこと
• 新オフィスの配置、レイアウト
• 移転日までに作業が間に合わなかった場合の連絡と対処
• 新オフィスの出社時間と当日行う引っ越し作業の詳細

荷物の梱包作業

梱包作業は遅くとも、引っ越し日の前日までに完了しておかなければなりません。通常、移転日の1週間前には、業者から段ボールやエアパッキンの梱包資材を届けてもらうことができます。ただし、移転スケジュールを組み、梱包に時間がかかると判断した場合は、梱包資材をより早く届けてもらえるよう交渉することも必要です。

梱包資材の到着後梱包作業に入りますが、オフィスにある机やキャビネット、大型の什器などは、梱包後、新オフィスのレイアウトに合わせて番号を振っておくと、引っ越し当日業者や社員が搬出・搬入時に荷物を把握しやすく便利です。

また、貴重品や重要書類、個人情報や機密情報が入った記録媒体などは、情報漏洩のリスクを考慮し、担当者が責任をもって持ち運ぶ方が良いでしょう。引っ越し業者選定の際、コンプライアンスの遵守を重視していたとしても、重要情報は可能な限り、外部の人間に任せないよう心掛けましょう。

社員個人の持ち物の梱包に関しては、業務内容や移転スケジュールによって異なりますが、移転1週間前〜前日に作業を行うのが一般的です。梱包時の注意点としては、貴重品や紛失すると困るようなものは段ボールに入れない、というものが挙げられます。また、他人に荷造りを行わせないというルールも徹底しておきましょう。これは、荷物の紛失時、責任の所在が曖昧になるのを防ぐ意味でも必要です。

移転後の精密機器の調整について

オフィスの移転時、パソコンやコピー機、電話機、FAXなどの搬出・搬入は、精密機器の運搬に特化したプロの業者が担当します。オフィス移転に対応した業者の場合、精密機器の取り外しから梱包まで一括して対応してくれるケースがほとんどのため、移転担当者や社員が引っ越し当日に手を出す必要は、ほぼありません。

ただし、オフィスの移転の完了後は、パソコンやコピー機、通信機器の調整が遅れる場合が多いので、引っ越し準備の段階で、リース会社やメンテナンス会社と綿密に打ち合わせを行い、移転当日に調整が間に合うよう設定しておくよう心掛けましょう。

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