オフィス移転が決まった時に準備することとは？

オフィス移転は、一般社員からすると「新しくキレイなオフィスで心機一転できて嬉しい！」といった感想を抱く、一種のイベントのようなものですよね。しかし、オフィスの移転担当者にしてみると、非常に煩雑な業務や作業が目白押し。オフィスの移転業務は、本当に大変な仕事です。
そこで今回は、面倒なオフィス移転を効率良く進めるための、事前準備について考えていきたいと思います。

STEP1　現在のオフィスの契約状況の確認と解約の申し出

オフィス移転を考える場合、まず確認したのが、現在のオフィスの契約状況と解約予告期間です。オフィスを解約する場合、前もってビル管理会社やオーナーへ「解約予告」をすることが義務づけられています。一般的に、解約予告期間は、解約希望日の三カ月〜半年以上前とされていますが、この期間は契約内容によって異なります。
また、解約予告期間中に中途解約を行った場合、解約日までの賃料や違約金を請求されるケースもあります。後々、解約予告期間についての認識の違いで揉めないよう、現オフィスの入居時に交わした賃貸借契約書や取り決めは、最初にしっかり確認しておきましょう。

また、解約予告期間に把握しておきたいのが、原状回復にかかる期間や工事のスケジュールです。オフィスの場合、居住用マンションなどと異なり、原状回復に必要な工事は契約期間内に行うのが通例です。この工事にかかる期間を加味し、解約希望日を設定することが重要となります。

STEP2　移転先の検討と決定

オフィス移転の目的や、業務に基づく規模、立地などの条件を設定した上で、移転先を検討していきます。検討したい項目としては、以下のようなものが挙げられます。

立地

• 最寄り駅からの所要時間、交通アクセス
• 取引先へのアクセス
• 社員の通勤時間や交通費の増減

設備

• 室内形状、有効面積
• 電気容量、通信回線
• 空調システムとその使用年数
• 駐車場の有無、広さ

コスト

• 賃料や預託金
• 改装が必要な場合はその費用

STEP3　移転日の候補決めと、確定移転日の決定

移転先が決定した後は、移転日の候補を決めて行きます。移転候補日は、各部門との調整や、同じビルに入居する他社との兼ね合いなどを考慮して決定しましょう。
また、移転候補日が決まったら、その日を元に必要な作業やスケジュール調整を行い、作業に無理が生じないか、様々な工事の都合がつくか、シミュレーションを実施します。その上で、問題がないと判断できれば、移転日確定となります。

STEP4　オフィスの荷物量の把握と移転業者の選定

移転日の確定後は、現オフィスの荷物量を算定し、引っ越し作業の準備に入ります。オフィス移転は個人の引っ越しとは異なり、様々なしがらみが生じる上、複雑で面倒な作業が目白押しです。さらに、最近は移転に際し、個人情報保護、情報漏洩の問題も絡んでくるため、管理が厳密で信頼の置ける移転業者を選ぶことが重要となります。
移転業者を決定した後も、すべての業務を任せきりにするのではなく、作業員の身元の確認したり、廃棄証明の提出を求めるなど、細かな対応を行いたいところです。

STEP5　必要な届出の整理

オフィス移転に際しては、実に様々な手続きが必要となります。法務局への移転登記や税務局への異動届け、社会保険事務所への事業所所在地変更届など、関係官庁への届出だけでもかなりの数となります。これらに、取引のある民間企業や業者などに出す届出を加えると、その提出リストは膨大なものとなるはずです。
届出漏れなどを起こさないよう、必要な届出を整理してリストアップし、優先順位をつけるなどして、効率良く業務を進められるよう準備をしておくことをおすすめします。

弊社へのオフィス移転のご相談はこちらからご連絡ください。