オフィス移転にともなう電話工事の注意点

オフィス移転の際には、電話システムについても配慮しなければなりません。いざオフィスを構えたとしても、電話がつながらなければ仕事に支障をきたします。スムーズに移転するためには、どういった点に注意しなければならないのでしょうか？

早めの手配が大事！

オフィスの移転となると片づけることが優先され、電話の手配をうっかり忘れてしまいがちです。移転先の電話回線やインターネットの手配が後々になってしまうと、引越することができません。工事は連絡をしてからすぐに来てくれるとは限らず、最短でも2週間くらいは見ておく必要があります。ソフトバンク回線の場合には、手続きに1カ月半も掛かってしまうことがありますので、早めの手配が大事です。移転の日程が決まったら、すぐに連絡をするようにしましょう。

システム移行の流れ

現在使用している電話システムの確認から、新しいシステムに切り替えるまでの流れを解説します。

・現在使用している電話について把握

まずは、現在使用している通話用回線とインターネット回線を確認しましょう。種類、本数、利用会社、各種のサービスについて把握しておくと、その後の手続きがスムーズです。今後の通信費節約を考えて、移転を機に新しいプランへ変更するのも良いでしょう。
プラン変更には現在の契約について把握することが必要です。月々の請求書に現在使用している回線や番号、サービス名が記載されていますので確認してみてはいかがでしょうか。

・番号が変更になるか確認

移転に伴って電話番号が変わりますが、変更を希望しない方も多いでしょう。同一の市区町村の場合には番号を継続できるケースがありますが、基地局の違いなどによって変更が必須となることもあります。そのため、現在の番号をそのまま使えるのかを事前に確認する必要があります。変更になった場合は、転送やアナウンスの手配を忘れずに行いましょう。電話番号が変更になるかの確認は、NTTやKDDIなど契約している通信業者でできます。

・電話移設の申し込み

移転先ですぐに電話を使えるようにするためには、電話会社とスケジュールを合わせる必要があります。特に引っ越しシーズンと重なると希望通りにいかない場合もあるので、1カ月前にはに申し込みましょう。

・主装置の設置場所を決める

レイアウトを決める際に、主装置の設置場所を決めます。つまずいて線を切ってしまうなどのトラブルを防ぐため、メイン通路をさけて配線は隠れるように設置しましょう。また、火災などの事故を防ぐためにも、高温多湿の場所や直射日光が当たらない場所を選ぶことも忘れてはなりません。

・回線引き込み工事、室内配線工事

室内へ回線を引き込むためにNTTなどがビルの共用部からオフィスの室内の主装置までの工事を行い、その後、一般の電話工事会社にてレイアウトに合わせた主装置から電話機、FAXへの配線工事となります。

・局内回線切り替え工事

旧電話番号の使用中止、新電話番号の使用開始の工事です。この工事はNTT等の基地局内での工事です。

・接続と設定

電話機を接続、設定をして、通信テストをします。

オフィスに電話機を増やす際の注意

移転に伴い電話機を増やす場合は、NTT等の事業者と電話機設置業者に増設できるかどうかを確認し、電話回線やインターネットの移転の手配を行います。ビルによっては回線を増設できない場合や、電話機によって主装置を交換しなければならない場合があります。レイアウトを決める際には、配線ルートを確認しなければならず、調査が必要になります。

引っ越しの際は忙しいため、電話機はそのままにし、落ち着いてから着信数を増やそうと考える方も多くいますが、後になって着信数を追加すると、その分工事費が掛かってしまいます。コスト削減のためには、事務所を移転する際にあらかじめ着信数を確認しておき、それに合ったタイプを選ぶようにしましょう。

オフィスの移転時はやるべきことが多いため、電話のことをつい後回しにしがちです。しかし、移転してから電話が使えないと非常に不便なもの。工事には時間が掛かることもあるため、できるだけ早めに手配をしましょう。

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