オフィス移転時の機密書類の廃棄方法

オフィス移転をする際、多くの場合は不要なものを処分する機会があると思います。特に古い資料や企画書といった書類は、この機会にまとめて処分するというケースは少なくありません。しかし、その書類の中には機密書類が含まれている場合があるので、安易に処分することは避けたほうが良いでしょう。そこで今回は、オフィス移転時の機密書類の廃棄方法についてご紹介したいと思います。

機密書類とは？

機密書類とは、秘匿しておく必要がある情報が記載された書類を指すものです。具体的には、会社内の秘密情報や取引先から入手した秘密情報、そして企業活動において入手した個人情報などが該当します。

これらの情報が記載された書類の廃棄が不十分であると、情報漏洩が発生する場合があります。企業が情報漏洩をすると、対外的な信頼を失うだけでなく、損害賠償によって企業の存続ができなくなるケースも考えられます。機密書類を確実に廃棄しないと情報漏洩のリスクが発生するということを、しっかりと認識しておく必要があります。

機密書類の廃棄方法について

機密書類を廃棄するには、主に以下のような2つの方法があります。

シュレッダーで裁断する方法

シュレッダーでの裁断は手軽ですし、社員が行うのが基本なので外注コストが発生しないというメリットがあります。しかしながら、デメリットも少なくありません。例えば、処理効率が悪く、大量な書類を処分するとなると大変な手間と時間を要するという点です。

結果、長時間の作業によって発生するシュレッター音の騒音で電話が聞き取れないといったように業務に支障が出てくるケースもあります。ゴミが多く出るのも面倒な点でしょう。

「溶解処理」で処分する方法

溶解処理とは、機密書類を専門の窯に入れて粉砕しながら溶かす処理のことです。メリットは社員に無駄な工数をかけないこと、通常業務に支障をきたさないこと、そして確実に機密書類を廃棄できることが大きいでしょう。

ただし、この処理は専門業者に頼むことになるので、コストが掛かることや信頼できる業者を選定する工数が必要となることがデメリットと言えます。

信頼のおける業者に頼むには？

書類廃棄の事業をする場合は資格や免許が特に不要であるため、適切な廃棄処理をしないでひと儲けを企む業者が存在するのも事実です。よって、溶解処理で安全に機密書類を廃棄したいと思って専門業者に依頼するにしても、信頼できる業者を選ばないと情報漏洩のリスクがかえって高くなりますので注意が必要です。

信頼できる業者を選ぶには、PマークやISOといった、情報セキュリティの認定を受けた業者を選ぶことがまず大切です。そして処理の過程をしっかりと開示しており、かつ、その過程にある不明な点を指摘した場合に明確に回答できるかどうかもポイントになります。

機密書類を処分する際は信頼できる業者に頼むのがベターです。そうすることで情報が漏洩するリスクをできるだけ下げることができるのです。オフィス移転をする際の重要なポイントのひとつとして覚えておいてください。