オフィス、事務所移転のためのプロジェクト管理について

オフィス、事務所移転のためには、日々の営業活動をトラブルなく継続させ、移転後導入するシステムをスムーズに稼働させるために、ハード・ソフト・コストパフォーマンスなど、あらゆる方向に配慮したプロジェクト管理が必要となります。

目的管理

最初にやるべきは、「固定費削減」や「システム導入」などのように、オフィス移転の目的を徹底させること。目的管理がスケジュール以上に大事と言うと、意外に感じられるかもしれません。しかし、様々な要素が絡み合うプロジェクトで問題の優先事項を明確にするためには、目的の明確化が欠かせません。

スケジュールの管理

オフィスの移転プロジェクトに関して、担当者を最も悩ませるのが全体のスケジュール管理。例えば事業拡大に伴う移転の場合、「コミュニケーション型レイアクトにしたい」→「物件が決まらないとレイアウトが作れない」→「人員規模が決まらないと物件を絞れない」という風に、根本的な部分が決定していないと全体のスケジュールも作ることができない事態になってしまいかねません。
何を先に決めないと計画が進まないのか、管理者が業務フローを理解する必要があります。
法務局への登記変更や、取引企業への移転通知など、遅延なく最適の時期に処理しないと業務に支障をきたす作業もあります。全体のスケジュールを作成したら社内へ内容を徹底させ、自分の担当部門の作業リミットを理解してもらうように努めましょう。

コストの管理

事業所を１つ撤収し、新しい事業所を立ち上げるオフィスの移転。移転に関わるコストは、経費の項目も膨大なものになるため、いい加減な管理をすると大変な費用増大になります。旧オフィス側と新オフィス側で想定できる経費を洗い出し、項目ごとにチェックして、無駄のない支出を心掛けましょう。

［旧オフィスに掛かる経費（例）］

• 預託金回収等契約関連
• 賃貸物件の原状回復費
• 廃棄物処理費
• 梱包費や搬出にかかる費用

［新オフィスにかかる費用（例）］

• 預託金/敷金/礼金/保証金/賃料/共益費等　契約関連
• フロアレイアウト作成費
• 内装工事費
• 設備工事費
• サイン工事費
• OAシステム費
• 新規什器・備品購入費
• 引越し（運搬・搬入・設置）費
• 各種公的届出に関わる経費
• 移転案内・帳票類等印刷費
• 交際費（パーティー、記念品etc）

オフィスの移転が決まったら、予想できるコストに関しては概算予算が作れるよう、ヒアリングを開始します。引越しが近くなるにつれて作業項目が増えて来ますから、プロジェクトの管理者はできるだけ早くスタートを切りましょう。

品質管理

移転は、ワークスタイルのイノベーション機会になり、企業イメージの刷新機会にもなる、重大なプロジェクトです。コストが安くあがれば良い、という訳ではありません。

〇立地による企業イメージ刷新、イメージアップ
⇒移転後の企業活動を有利にする物件選びが必須　（不動産関連費）

〇ネットワークシステムによる業務改善
　⇒効率的かつ導入後のコストを削減するシステム選びが重要　（OAシステム費）

〇オフィスビジュアルの刷新による企業イメージアップ　
　⇒インテリアやサインなどのビジュアルデザインを重視（インテリア・什器費用）

企業が重要と考える部分に関しては、価格よりもクオリティの高さを基準に業者を選定することが、移転を成功させるポイントです。

・コミュニケーション管理

企業活動は休むことなく継続していきます。その中でトラブルなくオフィスを移転させるには、各部署がコミュニケーションを取りつつプロジェクトを推進していく必要があります。移転が決まったら部署ごとに担当者を決め、プロジェクト情報が行き渡る体制をつくりましょう。

プロジェクトマネジメント（PM）サービス

オフィスの移転は、通常業務と並行して行わなければならないプロジェクトです。繁忙期の営業部など、社内の担当者では移転に関する対応をするのが難しい場合、プロジェクトマネジメントサービスを利用する手もあります。

〇プロジェクトマネジメント（PM）サービスとは？

経験値が求められるプロジェクトに対し、専門知識の多い人材とノウハウを派遣するサービスのこと。オフィス移転の場合、移転経験を持つスタッフが派遣されて段取りを組みます。派遣業者以外でも、オフィス専門引越し業者などで、マネジメントサービスを行っています。

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