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オフィス、事務所の移転スケジュール
オフィス移転を成功させるためには、なにを目的とした移転なのかという点を明確にし、オフィスプランニングをしっかりと立てた上で、綿密なスケジュールを立てる必要があります。
そこで今回は、オフィス移転の流れやスケジュールの立て方について考えていきたいと思います。
オフィス移転の主な流れ
オフィス移転は一般的に「計画立案→物件選び→プロジェクトチーム発足→オフィスプランの立案→移転準備→移転」といった流れとなります。それぞれの項目について、もう少し詳しくご説明しましょう。
計画立案
効率的な移転を実現するには、計画段階で、移転理由や目的、具体的な物件の内容、必要となる設備や什器、予算などを明確にしておかなければなりません。これらの事項を検討・抽出し、移転のスケジュールを作成します。
物件選び
候補物件を選択する場合は、移転の目的に基づき、立地やオフィスの規模などの条件と優先順位を設定することが重要となります。その上で、パンフレットや賃貸条件表、契約項目、物件の平面図といった情報を収集し、比較検討を行います。なお、物件選びに必要となる情報は、専門業者から手に入れるのが一般的です。
移転先の候補の絞り込みの完了後、現地視察を行い、オフィスや建物全体の管理状態、交通アクセス、周辺環境などを細かくチェックし、転居先を決定することになります。
プロジェクトチーム発足
オフィスの移転に関する業務は非常に複雑かつ煩雑なため、プロジェクトチームを結成し、役割分担を適切に行うことが大切です。移転に関する流れやスケジュールをチーム内で共有できれば、業務が効率化でき、進行スピードも速まります。また、プロジェクトチームが正しく機能すれば、移転に関する情報が各部署に適切に伝達されるため、会社内で目的意識の統一化が進められます。
オフィスプランの立案
オフィスプランを考える上で重要となるのが、現在のオフィスの問題点の洗い出しです。レイアウトの機能性や什器・設備が必要十分なものかなど欠点を明確にし、その改善策を新オフィスへ反映させることが必要となります。
移転準備
オフィスの移転に際しては、各官庁への届出や、郵便局やNTTなどに対する移転手続きなどが必要となります。また、取引先企業や出入り業者への移転案内や印刷物の作成、従業員の名刺作成なども行わなければなりません。届出や手続きは、申請・手続き方法・申込み期限・必要書類などがそれぞれ異なりますので、準備段階で一覧表を作成しておくことをおすすめします。
移転
移転に際しては、社員への移転計画やトラブル対策などの説明を行い、意識の統一化を図ることが重要となります。OA機器や什器などの物品は、専門業者が運搬してくれますので一任できますので、移転の際は、事前に廃棄するものの選別や情報漏洩対策などに注力すると良いでしょう。また、現オフィスや移転先のビルとの打ち合わせも必要です。
タイムスケジュールを作成する
オフィス移転では「何をいつまでに進めるか」を明確にすることが重要となります。そのため、計画立案時点でタイムスケジュールを作成しておく必要があります。タイムスケジュールのサンプルをご紹介しますので、一例として参考にしてみてください。
移転6カ月前
現オフィスでの流れ
- 貸主への解約予告
- 原状回復に関する確認
移転5カ月前
新オフィスでの流れ
- 移転計画書作成
- レイアウトプラン作成
内装業者との打合わせの流れ
- レイアウト企画の作成依頼
- 各種調査依頼
移転4カ月前
新オフィスでの流れ
- 通信回線の移設依頼
- OA機器の移設依頼
内装業者との打合わせの流れ
- 業者選定
- 基本設計の確定
- 予算書作成
- 建築指導課、消防署への計画相談
移転3カ月前
内装業者との打合わせの流れ
- 実施スケジュールの立案と契約
- 工事着手
移転2カ月前
引っ越し業者との打ち合わせ
- 相見積もり、業者の選定
- 見積書、移転作業計画書を元にした打ち合わせ
- 社内用移転マニュアル作成
- 作業割り当てと担当者の任命
移転1カ月前
現オフィスでの流れ
- 原状回復工事
新オフィスでの流れ
- 社内印刷物作成
- 移転挨拶状の作成
- 取引業者への移転連絡
内装業者との打合わせの流れ
- 各種工事の実施、新規什器納品
- 工事竣工検査、是正工事
- 引渡し
引っ越し業者との打ち合わせ
- 最終移転説明会の実施
- 梱包資材納品
- 物品の梱包、搬入、搬出
移転日
新オフィスでの流れ
- 引越し作業
- ITシステム移管確認
- 開業準備
移転後
現オフィスでの流れ
- 不用品処分
- 原状回復工事着手
- 引渡し検査
