オフィスの受付で行うべきセキュリティ対策

会社にとっての「顔」とも言える存在である、オフィスの受付。会社によってさまざまな受付が存在しますが、対外的な見栄え以上に大切なのがセキュリティです。そこで今回は、オフィスにおける受付のセキュリティ対策についてご紹介したいと思います。

受付のセキュリティ対策が必要な理由

オフィスの受付は来訪者がオフィスを利用する際の出入口となるところです。つまり、受付は外のオープンな空間とオフィス内の閉ざされた空間の接点となるところであり、受付の前までは部外者が自由に行き来できる環境に置かれた場所なのです。

そのため、受付のセキュリティが不十分であると、部外者がオフィス内に容易に侵入できたり、オフィス内の情報が外部に漏れたりと、大きな企業リスクが生じることになります。ヒト、カネ、モノといった企業資産の安全を確保することと、大切な企業情報を漏洩から守るために、受付のセキュリティ対策は必ずしておかなければいけません。

受付のセキュリティ対策で意識すべきポイント

ここでは、受付のセキュリティ対策において意識しておきたい3つのポイントをご紹介します。

部外者や不審者などの侵入を防ぐこと

受付から容易に部外者や不審者が侵入できる状態では、企業資産を守ることができないかもしれません。そのため、受付では外部からの不審な侵入者をしっかりとガードできる対策を講じておくことが必要です。

具体的には、電子キーを用いた入退室管理が一般的な方法として採用されています。電子キーには「ICカード型」、「指紋や顔などの生体認証型」、「テンキーによるパスワード型」があります。また、これらを複数組み合わせた電子キーで入退室管理を行う場合もあります。

オフィス内からの情報が漏洩しないように対策をすること

受付と執務スペースが1つの部屋の中で繋がっているようなオフィスは、「来訪者に気付きやすい」、「来訪者が相手を探しやすい」といった利点がありますが、部外者や不審者の侵入を許してしまう可能性があり、情報漏洩リスクも高いと言わざるを得ません。

なぜなら、このような環境下での受付では、執務室内の声が外部に聞こえてしまったり、場合によってはデスクの書類も覗けてしまったりする可能性があるからです。

受付は、オフィススペースと完全に分けるように間仕切りを設置することが必要です。さらに、受付と執務スペースの間に廊下などをワンクッション置き、声の漏洩やドアが2つあることでの二重のセキュリティを維持すると良いでしょう。また、執務スペースが外から覗けるような透明の壁などは使わない方がよいでしょう。

訪問者の使用するスペースと社員限定のスペースを区分すること

執務スペースの中にある打ち合わせコーナーに来訪者を通して打ち合わせをしている光景を良く見かけます。しかし、この状況は受付と執務スペースが繋がっている以上に情報漏洩リスクが高い状態です。来訪者との打ち合わせをする場所は、社内限定のスペースとは区分けた場所に設定しておくことが何よりも大切です。

オフィス移転を検討される場合は、受付のセキュリティについても十分に考慮して、移転の計画を練るようにしてください。