オフィス移転時に見直そう！入退室の管理

オフィスを移転する際にぜひ見直していただきたいのが「入退室の管理」です。今回は入退室管理の必要性とその方法についてご紹介します。

入退室を管理する必要性

オフィスの入退室を管理する必要性は主に次の2つです。

1つは、部外者の侵入を防ぎ、防犯や情報漏洩を防ぐためです。もう1つは入退室の記録をとることで、内部統制を図ることと勤怠管理をすることで管理部門の業務負荷軽減を図るためです。

入退室の管理することはプライバシーマークを取得するためにも必要な条件になります。またオフィス内に他ワークスペースと異なる、厳重なセキュリティレベルで管理する必要がある部屋がある場合にも入退室をしっかり管理することが必要になります。

入退室を管理する方法

入退室を管理する代表的なものは、入退室の際に認証を求める方法です。認証方法にも様々な方法があり、「暗証番号」で行うもの、「ICカード」で行うもの、さらには「暗証番号」と「ICカード」を組み合わせるもの、さらには指紋認証や顔認証といった「生体認証」で行うもの、同時に複製の物が通過しないようにする「共連れ検出」を行うもの、一人だけで部屋に入れないようにする「2名照合」を行うもの、といったようにその管理するシステムは様々です。

どの種類を選ぶかは、事業内容や保有している情報の機密性を踏まえ、そのセキュリティレベルに応じて選定するのが良いでしょう。また監視カメラを導入することにより、入退室をモニター/記録する方法も考えてみてください。

セキュリティゾーニングをするコツ

入退室の管理をする上では、適切な「セキュリティゾーニング」が必要になります。「セキュリティゾーニング」とは、オフィス内のエリアをその機能や役割に応じてセキュリティレベルを設定し、その設定に応じてオフィスをレイアウトすることを言います。

具体的には3、4種類のレベルを設定してそれぞれの入退室方法を管理します。例えばエントランスや打ち合わせコーナー・応接室といった来訪者が利用する場所は入退室管理を行わないゾーン、従業員が執務する場所は暗証番号やICカードでの入退室管理を行うゾーン、サーバールームや資料倉庫等は生体認証による厳重な入退室管理を行うゾーン、といったような設定をします。

セキュリティゾーニングをするコツは、行き来する導線がスムーズになることと、管理を厳格にし過ぎることで従業員のモチベーション低下を生まないようにオフィスのレイアウトをすることです。

具体的には、執務する場所に入ることなく来訪者が応接室に行けるレイアウトに、そして厳重な入退室管理が必要なゾーンはエントランスや従業員出入口からできる限り遠い場所で、かつ執務室から出入りが見える場所にレイアウトするようにします。

いかがでしょうか。今回ご紹介した内容をご参考にしていただき、オフィス移転をする際には入退室管理の見直しをぜひ検討するようにしてください。